5 consejos para gestionar su flujo de trabajo de comunicados de prensa

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Este texto fue traducido del post de Danielle Capriato, Gerente de Comunicaciones Estratégicas de PR Newswire en el blog Beyond PR.

Todos han escuchado alguna variante de la frase que compara el proceso de crear leyes con el de elaborar salchichas. Pregunte a los profesionales de RP y seguramente estarán de acuerdo con que ese mismo principio aplica a los boletines de información.Si alguna vez ha tenido que redactar un comunicado de prensa con la ayuda de un equipo, sabe que el proceso puede ser mucho más complicado de lo que cualquiera podría esperar.

A primera vista, redactar de 400 a 500 palabras de magia mercadológica para promover su marca no debería ser así de complicado. Sin embargo, usualmente no es tan sencillo como escribir algunos párrafos optimizados para SEO, crear un encabezado tuiteable, elegir algunos elementos multimedia, colocar el boilerplate de su compañía al final y listo. Usualmente hay varias rondas de edición, aprobaciones de múltiples accionistas, cambios, más aprobaciones y eso es todo lo que sucede incluso antes de que el comunicado llegue al departamento legal de su organización.

Gestionar este proceso no es tarea fácil, particularmente cuando se está trabajando en diferentes equipos y otras compañías. A continuación le damos algunos consejos para ayudarle a gestionar un proyecto de comunicado de prensa que involucra a distintas partes:

  1. Organícese.

Esto podría ser obvio, pero asegúrese de saber qué requiere un proyecto antes de que asigne tareas a su equipo o a sus colegas. ¿Habrá fotos o videos? ¿Quién creará estos materiales? ¿Quién debe aprobar un borrador antes de su distribución? Saber quién es responsable de qué y hacérselo saber a todos los involucrados ayuda a darle contexto al proyecto. Trabaje con su equipo para establecer fechas de entrega, estar preparado para contar con todos los que estén disponibles y manténgase disponible para sus compañeros de equipo.

  1. Desarrolle un flujo de trabajo para los proyectos recurrentes que espera cada año.

Sepa qué comunicados tendrán lugar cada año, así podrá proponer algún procedimiento. Por ejemplo, saber quién es responsable de diferentes aspectos en el anuncio del lanzamiento de un producto hará más fácil asignar tareas cada vez que un proyecto similar se presente. Avisos al personal, ganadores de premios y otros tipos de contenido promocional serán una parte regular de su calendario, así que prepárese teniendo un proceso básico a la mano para estos distintos tipos de proyectos. Por supuesto, hay una excepción para cada regla: usted se encontrará con un proyecto que no encaja en su flujo de trabajo estándar, por lo que es importante mantenerse flexible mientras desarrolla los procesos.

  1. Elija a una persona de contacto.

Si va a colaborar con muchos equipos, ya sea a nivel interno o externo, elija a una persona para ser el principal punto de contacto para cada equipo o accionista. Con suerte, esto puede minimizar el riesgo de la sobrecarga de correos resultante de los correos dirigidos como “Responder a todos” y evitará que las cosas se tornen muy complicadas o confusas. Si trabaja con varios equipos, pedir a alguien que sea la persona de contacto con todos los equipos también es útil.

  1. Evite perderse en la traducción.

Este punto puede conseguirlo asegurándose de comunicar los detalles del proyecto a todas las partes involucradas. Trate de pedir a la gente que le explique cuáles son sus responsabilidades para erradicar cualquier malentendido, esto ayudará a asegurar que las expectativas de todos están claras y que puede contar con todos los miembros del equipo para llevar a cabo las tareas asignadas.

     5.  Actualice constantemente.

No importa con cuánta anticipación planee, todo puede venirse abajo con una fecha de entrega perdida. Asegúrese de mantener a todos actualizados en el estatus del proyecto y al progreso de sus compañeros de equipo, así podrá ajustar las tareas y plazos de entrega a lo largo del proceso. No lo exagere, por supuesto, a nadie le gusta sentirse “microgestionado”. Pero las actualizaciones consistentes y oportunas beneficiarán a todas las partes involucradas mientras usted se esfuerza en crear una campaña exitosa. Mientras no haya un acercamiento generalizado para gestionar un proyecto con muchos accionistas, estos consejos deberían ayudarle a manejar muy bien las cosas.

¿Qué consejo tendría para gestionar los comunicados de prensa y otros proyectos de RP? Hágannoslo saber en un comentario.

Traducido y adaptado por Israel Macías, Analista de Comunicación Corporativa en PR Newswire.

Contacto: israel.macias@prnewswire.com.mx

Acerca de PR Newswire
Distribuição de Press Releases e Monitoramento de Notícias. Distribución de Comunicados de Prensa y Monitoreo de Medios.

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