Gestión de comunicaciones globales: La solicitud de propuesta

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Este texto fue traducido del post de Colleen Pizarev, vicepresidenta de estrategias de comunicación de PR Newswire en el blog Beyond PR.

Las comunicaciones globales pueden ser un reto cuando no tiene equipos locales que puedan manejar proyectos en los países en los que estará enfocado. En éstos casos, una agencia puede ser una excelente opción. Usar una agencia puede permitirle cultivar la presencia local mediante contactos personales dentro de los medios y puede proveer a alguien que maneje eventos locales y las preguntas de los medios.

Ya sea que desee trabajar con una agencia localizada en su país de origen o trabaje directamente con uno en un país objetivo, el proceso para determinar cuál es mejor es universal: consiga citas textuales, entreviste a los candidatos y seleccione a la agencia que funcione mejor para usted.

¿Nunca ha hecho esto antes? No hay problema. He aquí una muestra de artículos a incluir en la Solicitud de Propuesta (Request of Proposal o RFP por sus siglas en inglés) que enviaría a cada agencia que esté entrevistando. Su documento reflejará las políticas y procedimientos de su compañía, pero esta lista debería ayudarle a comenzar.

Haga preguntas específicas.

Asegúrese de hacer preguntas acerca de la historia de la agencia y capacidades generales, así como qué clase de habilidades con el lenguaje tienen. Sea consciente que a menos que pregunte por algún grado de fluidez, tal vez empleen habilidades del lenguaje que no cuenten con la fluidez que desea. Algunas preguntas de muestra que podrían incluirse son:

  • Por favor, proporcione un panorama general de la historia y los antecedentes de su compañía, incluyendo la fecha de su fundación, tamaño, número de empleados directos, número de empleados contratados (si aplica), localización de sus oficinas, países de cobertura y si las relaciones públicas o con inversionistas es su negocio principal.
  • Si tiene operaciones en múltiples países, por favor incluya información acerca de cómo gestiona los proyectos a lo largo de la región en nombre de sus clientes.
  • Si tiene socios en otros países, por favor detalle ésta información.
  • Describa las habilidades de lenguaje que tiene el equipo de manejo de cuentas y clasifíquelas de acuerdo a la siguiente escala: bilingüe, fluido, conocimiento laboral, conocimiento limitado.
  • Describa los puntos de contacto que podrían ser asignados a la cuenta y proporcione biografías, si estuvieran disponibles.
  • Describa su enfoque de gestión de proyectos y sus requerimientos.
  • Describa las capacidades en medios sociales de su agencia.
  • Describa los pasos que toma para proteger los archivos y otra información de la compañía contra la corrupción, la infección por virus y el acceso por parte de personas no autorizadas.
  • Por favor describa la política de no divulgación de su empresa.
  • Por favor proporcione una lista de sus tres principales clientes y el porcentaje de su negocio que representan.
  • Por favor, detalle sus horas de operación y su política de cobertura de horas extras y vacaciones.
Proporcione detalles específicos.

Sea específico con respecto a toda la información que necesite proporcionar a la agencia con respecto al manejo de su cuenta o su proyecto. Mientras más específico pueda ser, mejor será la oferta y será menos probable que lo sorprenda. Algunos consejos:

  • Separe los requerimientos de cada país si está entrevistando a una agencia para cubrir múltiples mercados.
  • Asegúrese de enlistar cada trabajo que desee recibir por parte de la agencia. En algunos países, es una práctica común que si no tiene cada trabajo especificado en la propuesta podría haber cargos extra por artículos que no estén al alcance y son más altos de lo que habrían sido de haberlos especificado en la oferta.
  • Especifique el nivel de creatividad que desee por parte de las agencias para usar en sus campañas. Pregunte cómo la agencia toma en cuenta los asuntos culturales. Esto es especialmente importante cuando una agencia está trabajando en múltiples mercados.
  • Pida ejemplos de otras campañas que pueda ver.

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Planee para las crisis.

Nadie quiere siquiera pensar que esto pueda pasar, pero tiene que planear para ello. Si lo impensable ocurre, asegúrese de que su agencia puede intervenir y trabajar dentro de los requerimientos de su corporación.

  • Pida que la propuesta o cita incluya cómo van a manejar una crisis por usted. Ponga atención a esta sección, le dirá mucho acerca de cómo manejan cualquier imprevisto que les lance.
  • Vea lo que pueden incluir como parte de sus servicios de manejo de crisis y quién en su compañía lo manejará. Deberá ser un miembro de alto rango de la firma, no su contacto en el día a día.
  • Asegúrese de especificar que no quiere esto en el retén, sino como un extra. Dependiendo del país, algunas agencias locales incluyen esto automáticamente.
  • Pida ejemplos de esfuerzos anteriores con otros clientes.
Comprensión de los precios.

Cuando trabaja con una agencia fuera de su país, el cambio de divisas es uno de los elementos que pueden ser costosos. Por lo general le ahorrará dinero pedir a la agencia que haga el cargo en la moneda local.

  • Solicite una estructura detallada de cuotas que especifique cualquier cambio de moneda para proyectos en diferentes países.
  • Pregunte a la agencia qué cargos extra podrían cargarse y por qué servicios. Ellos deberían especificarle cualquier cuota para trabajos especiales o de fin de semana en las que se pudiera incurrir así como si fuera requerido por trabajos de fin de semana o vacaciones.
  • Pida detalles de lo que incluirá el anticipo, si se incluye alguno. Algunas agencias en Asia, por ejemplo, incluyen muchos servicios en sus anticipos usuales que tal vez usted piense deban ir incluidos en los cargos adicionales detallados.
  • Asegúrese de pedir información detallada de los precios de cualquier servicio de traducción que sea incluido. Pregunte por la cuota por palabra para cada idioma y pregunte por las garantías de tiempo de respuesta. Si detecta con anticipación que será necesario aplicar cargos de urgencia, incluya también esa petición. También solicíteles especificar si fueron utilizados apoyos de traducción automática y si así fuere, explicar cuáles.
Más información.

No limite sus preguntas a las sugerencias mencionadas en los puntos anteriores. Sea específico acerca de cualquier otra información que sienta será relevante para su decisión y pida a la agencia de hacer lo mismo. Encontrar la agencia adecuada puede tomar tiempo, sin embargo, también previene problemas en el camino. Espero que esta lista le ayude a construir la relación con agencia que su compañía necesita.

Traducido y adaptado por Israel Macías, Analista de Comunicación Corporativa en PR Newswire.

Contacto: israel.macias@prnewswire.com.mx

Acerca de PR Newswire
Distribuição de Press Releases e Monitoramento de Notícias. Distribución de Comunicados de Prensa y Monitoreo de Medios.

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