6 consejos para redactar comunicados de prensa que interesen a la gente

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Este texto fue traducido del post de Danielle Capriato, gerente de comunicaciones estratégicas de PR Newswire en el blog Beyond PR.

Si eres como yo, no importa cuántos comunicados de prensa hayas escrito o cuántos templetes o trucos tengas que hacer para agilizar el proceso, cada comunicado comienza con una hoja en blanco y muchas preguntas.

Desde “¿En relación a qué voy a escribir?” hasta “¿Es esta la mejor palabra para incluir en esta oración?” hay muchas preguntas que pueden rondar la cabeza de un profesional de marketing o relaciones públicas encomendado a redactar y editar comunicados de prensa.

En nuestra lista de distribución Six Questions to Ask Before Sending a Press Release, abordamos los temas básicos de formato en tu contenido a promocionar.

Sin embargo, antes de que puedas considerar el envío de tu comunicado, necesitas determinar qué historia vas a contar. He aquí algunas preguntas comunes y consejos para ayudar.

¿A quién interesa la historia de mi comunicado de prensa?

Saber a quién interesa la historia de tu marca (especialmente el aspecto del cuál estás distribuyendo contenido) es un gran primer paso en la planeación de tu estrategia de comunicados de prensa.

Cada marca tiene múltiples audiencias externas –tales como inversores, medios de noticias, influenciadores, clientes y prospectos- que considerar al redactar un comunicado de prensa. Haz un balance de todos estos grupos y considera cuáles querrás que tomen acción después de leer tu comunicado.

También es importante en esta etapa el considerar a los interesados internos a quienes servirá tu comunicado de prensa. ¿Estás tratando de exaltar a tu equipo de productos con una gran campaña nueva que muestre su trabajo duro? ¿Cómo impactarán tus noticias o tu distribución de contenido al personal de atención al cliente?

Dándote cuenta quién está interesado en tus noticias -y en el subsecuente éxito de tu comunicado de prensa- te dará el contexto para saber cómo debería ser redactado.

¿Por qué a la gente le interesaría?

Como abogado de tu marca, estás llamado a preocuparte profundamente acerca de todo lo que suceda a la marca y al interior de la misma. Sin embargo, esa emoción interna no siempre garantiza una respuesta igualmente fuerte de las audiencias externas.

Se requiere de esfuerzo para motivar a la gente a involucrarse emocionalmente en tu historia.

Un ejercicio que encuentro útil es el de “los 5 porqués”. Cuando me siento a escribir un comunicado de prensa, repetidamente me pregunto “¿por qué?” hasta que llego a la raíz de su historia.

La clave está en encontrar el ángulo que ayudará a atrapar y mantener la atención del lector. Mientras más pienses en el porqué de una situación, será más probable que identifiques el mejor ángulo de tu comunicado de prensa.

Otra forma de pensarlo sería esta: ¿Qué puedo decir acerca de esto para que pueda conectar con mi público meta?

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¿Qué tanto “toque local” debería incluir?

Los detalles son esenciales para un buen comunicado de prensa. Sin embargo, necesitas saber cuándo es suficiente.

Considera esto ya sea que estés redactando este comunicado para un nicho o para una audiencia más amplia.

En algunos casos, querrás enfocar tu comunicado de prensa hablando de las necesidades o de la identidad cultural de una ciudad o región particular. De manera similar, tal vez querrás dirigirte a las preferencias de clientes y periodistas específicos de una industria.

Sin embargo, habrá momentos donde el “toque local” puede hacer más daño que bien. Si tu intención es la de distribuir tus noticias a una audiencia amplia de medios de comunicación y consumidores de interés general, querrás enfocarte en los aspectos de tu historia que tengan una mayor probabilidad de tener un interés de largo alcance.

¿Estoy escribiendo esto en el idioma que habla mi audiencia?

Si bien esto puede –y debe- ser tomado literalmente, además de que los comunicados deben ser traducidos al idioma de tu audiencia, es importante elegir también el vocabulario apropiado para tu audiencia.

Escribe para una audiencia humana y evita la jerga o el lenguaje técnico cuando te sea posible.

Esto no quiere decir que las palabras clave deban ser ignoradas. Saber qué palabras y frases utiliza normalmente tu audiencia tiene un valor.

Querrás incluir algunos términos importantes o frases que ayudaran a tus audiencias meta a encontrar tu comunicado vía búsqueda. Evita la saturación de palabras clave, por supuesto, pero nota que los términos de búsqueda mejor posicionados pueden impulsar la facilidad para encontrar tu comunicado de prensa.

También toma en cuenta que si estás enfocándote en un nicho de la industria, deberás escribir para esa audiencia también. Ciertos términos pueden ser más comunes entre un grupo de nicho y usarlos resaltará tu familiaridad con sus intereses o necesidades, además de que mantendrá la posición de tu marca como líder de opinión en esa industria.

¿Qué puedo dejar fuera?

No existe la longitud perfecta para un comunicado de prensa. Tu comunicado debe ser tan extenso como necesite serlo para contar tu historia. Sin embargo, los primeros borradores podrían incluir demasiada información –e incluso repetirla- que debería ser borrada o reestructurada para tener una mayor claridad.

Como lo menciona William Strunk en The Elements of Style, “la brevedad es una consecuencia del vigor”. Es importante ser conciso en tu comunicado de prensa y editarse a sí mismo sobre la marcha te ayudará a mantenerte breve.

¿Qué me falta?

Dicho lo anterior, puede ser fácil omitir inadvertidamente alguna pieza clave de información de tu comunicado de prensa –especialmente cuando pasa por múltiples rondas de edición con distintas personas.

Así como trabajas para elaborar una historia atractiva acerca de tus noticias corporativas, asegúrate de que responde los quién, qué, cuándo, dónde y por qué de tus noticiase incluye un llamado a la acción para que lo lleve a cabo tu audiencia.

Una vez que tu comunicado haya sido escrito editado en su contenido, gramática y estilo, el siguiente paso es prepararlo para su distribución. Descarga Six Questions to Ask Before Sending a Press Release para asegurarte de que tu comunicado está listo para su distribución por cable de noticias.

Traducido y adaptado por Israel Macías, analista de comunicación corporativa en PR Newswire.

Contacto: israel.macias@prnewswire.com.mx

 

Acerca de PR Newswire
Distribuição de Press Releases e Monitoramento de Notícias. Distribución de Comunicados de Prensa y Monitoreo de Medios.

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