Cómo gestionar las relaciones con los medios en eventos de alto perfil

Lecciones de MR_blog

Este texto fue traducido del post de Anna Jasinski, gerente de relaciones con la audiencia de PR Newswire en el blog Beyond PR.

Convenciones, conferencias y ferias comerciales, todas ofrecen excelentes oportunidades mediáticas para las organizaciones. Sin embargo, también plantean desafíos únicos para los equipos de marketing y relaciones con los medios que buscan conectar con periodistas e influenciadores.

Mientras más grande sea el evento, mayor será la competencia por atención. Y en cualquier momento, puede llegar una historia noticiosa que cambie inesperadamente la marea de toda la semana.

El equipo de relaciones con la audiencia de PR Newswire ha experimentado todo esto y más durante las convenciones políticas de este mes: la Convención Nacional Republicana en Cleveland y la Convención Nacional Demócrata en Filadelfia.

Al ser el servicio oficial de cables de prensa para estos dos grandes eventos, tuvimos la maravillosa oportunidad de interactuar con los periodistas y blogueros que cubrieron las nominaciones y de asistirlos en su inscripción a los feeds de noticias de cada convención.

Junto a Christine Cube, gerente senior de relaciones con la audiencia, hemos visto mucho y ganado mucho a lo largo de los dos últimos años. He aquí 7 lecciones que escogimos para gestionar las relaciones con los medios durante una conferencia importante.

  1. Actúa rápido y ve al grano.

Gracias a la tecnología, nuestros trabajos (y el mundo) están convenientemente al alcance de nuestros dedos. Debido a esto, es fácil mantenerse estático, adheridos a nuestras pantallas durante horas de divulgación virtual, pero nada puede vencer a la formación y al fomento de las relaciones en la vida real.

En un evento como una convención política o de alguna industria, es importante que te ubiquen en etapas tempranas del proceso.

Para ese momento, los medios ya están muy ocupados y es exponencialmente más caótico para ellos en un evento de alto perfil. Es importante respetar su tiempo y su proceso. Encuéntrate con ellos anticipadamente y sé breve al hacerlo. Concreta tu discurso con antelación para prevenirte de perder su atención.

En ambas convenciones, las primeras dos mañanas de cada semana son horas críticas en lo que a nuestro acercamiento se refiere. Con los eventos principales sucediendo durante las tardes, los periodistas fueron más accesibles a esa hora.

Redefining Newsworthiness_blog

  1. Encuentra a la persona correcta en la sala.

Ser capaz de asistir a un evento en un escenario nacional es el sueño hecho realidad para alguien en relaciones con los medios. Con decenas de miles de periodistas en el lugar, es esencialmente el Santo Grial para encontrar y conectar con miembros de los medios.

Desafortunadamente, hablar con cada persona en la sala no es un objetivo realista. La tentación de acercarte a los medios principales puede no ofrecer la mejor recompensa tampoco. Tomar el tiempo de encontrar a la persona correcta en el lugar puede hacer toda la diferencia.

Al acercarse a un grupo mayor del mismo medio de noticias (algunos de ellos designan áreas de medios que albergan a cientos de miembros del personal), el mejor resultado puede llegar al señalar quién en la sala sostiene la posición que corresponde de manera más cercana a lo que tú puedes ofrecer.

El mejor portal para un grupo más grande es a través de alguien a quien ya conozcan y en quien confíen.

  1. Construye una relación (de la manera correcta).

Primero sé quien resuelva el problema del periodista. Su amigo, después.

En las convenciones, tenemos un trabajo que hacer: lograr que los periodistas estén conscientes del feed de noticias oficial del evento y conectarlos con él. Desde luego, hay ventajas para nosotros al sumergirnos en su ambiente para comprender mejor cómo trabajan.

Crecimos nuestra red y nos convertimos en un rostro familiar para los periodistas, intercambiando saludos y algunas conversaciones amistosas en un grupo de extraños.

Pero ese no es el juego final. Nuestra misión principal es dejarles saber que tienen un recurso para facilitar un poco sus trabajos. Profesionalismo, cortesía y una clara voluntad por ir más allá tiene un gran impacto para ellos. Ofrecer algo gratuito también ayuda. Y si puedes intercambiar historias o compartir risas, eso ganancia aparte.

  1. Sintoniza.

 Escucha lo que pasa a tu alrededor todo el tiempo. Ya sea sentado mientras llevas a cabo algún trabajo, caminando de locación a locación o reescrutinando áreas donde los medios estén presentes, tus oídos deben estar siempre abiertos.

Podrías escuchar a un periodista mencionar una necesidad que puedas ayudar a satisfacer, proporcionándote una oportunidad perfecta para presentar tu habilidad para asistirlo. (Escuché en la convención: “¿Cómo obtenemos extractos del discurso?” Yo: “¡Puedo ayudarte con eso!”)

Si necesitas más oportunidades de tiempo cara a cara, busca en Twitter. Por lo general, en los eventos grandes, encontrarás a los periodistas haciendo publicaciones en sus cuentas personales y de cobertura, usando el hashtag del evento. Si los medios no están presentes en las áreas donde los esperas, podrás averiguar que se reúnen donde puedas colocarte estratégicamente para obtener instrucciones oportunas.

  1. Promociona tus habilidades silenciosamente.

Seguir la acción puede ser lucrativo, pero no siempre es posible. Encontrar maneras de promover silenciosamente quién eres, qué haces y las soluciones que ofreces puede ayudar a atraer a las personas que estás tratando de ayudar – especialmente cuando estás en movimiento.

Los botones “pregúntame” o las etiquetas con tu nombre que captan la atención pueden ayudar mientras estás en tu dispositivo móvil o asistiendo a eventos donde los medios también estén presentes. Una señalización sobre la mesa frente a tu laptop puede ayudar a iniciar las presentaciones mientras tus ojos están sobre la pantalla. Ambos fueron necesariamente probados por nosotras y nos ayudaron a ser más accesibles a ojos de los periodistas.

Si quieres llegar a aquellos que no te pueden ver, se sociable. Si sabes quién estará presente, busca un acercamiento previo vía correo electrónico. Bloguear antes y durante el evento también puede ayudarte a atraer la atención hacia tu presencia, como los recordatorios en redes sociales que utilizan el hashtag del evento.

  1. Sé su “defensor”.

Colocarte ahí afuera ante un numeroso grupo de personas, usualmente significa lidiar con muchas preguntas para las que no tienes respuestas inmediatas. Con esto viene una oportunidad de forjar una relación más profunda a través del buen servicio al cliente de la vieja escuela.

Si un periodista está buscando algo más allá de tu descripción de trabajo, ve qué puedes hacer para obtenerlo hablando con tus contactos, enlazándolos con otros a quienes hayas conocido o simplemente yendo hacia un escritorio de información.

Cualquier trabajo que puedas hacer para ser un enlace entre un periodista y alguien a quien pueda ayudarlos puede ser un camino largo y por lo que descubrimos, puede hacerte un recurso productivo por el que pueden regresar en el futuro.

  1. Aprende cuándo parar.

Un paso crítico en el proceso de relaciones con los medios es el poder reconocer cuándo poner el trabajo en espera.

Hay un tiempo y un lugar para un alcance exitoso y algunas veces, lo mejor que puedes hacer es hacer nada.

Presta atención a las señales silenciosas que los periodistas transmiten mientras trabajan para cubrir el evento. Si parecen estar en una conversación profunda, percibes tensión o un movimiento incrementado, deja tu tarjeta e información de contacto con alguien más. Si te necesitan, sabrán dónde encontrarte. Aprendimos rápidamente de nuestras crecientes bandejas de entrada que este escenario no es una causa perdida.

Finalmente, confía en tus instintos. Si incluso un momento de contacto se siente completamente incómodo, regresa en una mejor ocasión. Apreciarán tu consideración sobre su entorno ocupado.

Las relaciones con los medios que construyas en una conferencia pueden probar ser benéficas mucho después de que concluya el evento. Una vez que establezcas una conexión, fortalécela con el tiempo, preparándote así para la siguiente oportunidad en medios ganados que tenga tu compañía.

Descarga nuestra guía Redefining Newsworthiness: New Opportunities to Earn Media & Attention para obtener más consejos que ayuden a conectar la historia de tu marca con los periodistas, blogueros y otros influenciadores.

Traducido y adaptado por Israel Macías, analista de comunicación corporativa en PR Newswire.

Contacto: israel.macias@prnewswire.com.mx

 

Acerca de PR Newswire
Distribuição de Press Releases e Monitoramento de Notícias. Distribución de Comunicados de Prensa y Monitoreo de Medios.

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